ई-मेल आज की अहम जरूरतों में से एक है। हर छोटे मोटे कामों में हमें ई मेल लिखने की जरूरत पड़ती है। खासतौर पर उन लोगों को जो ऑफिस में काम करते हैं या फिर नौकरी की तलाश में हैं।
नई नौकरी पाना हो या फिर ऑफिस का कोई काम, आज कल ये सारी चीजें ई-मेल से ही होने लगी हैं। अगर आपको लगता है कि ई-मेल भेजना सिर्फ एक रूटीन काम है तो आपको बता दें कि ऐसा नहीं है। ई-मेल से आपकी पर्सनैलिटी का भी अंदाजा होता है और यह भी समझ आता है कि आप अपने काम को लेकर कितने गंभीर हैं। ऐसे में मेल भेजते समय रखें इन बातों का विशेष ख्याल :
ध्यान दें सब्जेट लाइन पर
किसी भी मेल का सबसे जरूरी हिस्सा होता है उसका सब्जेक्ट। अगर आपकी सब्जेक्ट लाइन प्रभावी नहीं है तो आपके मेल का वैसा असर नहीं होगा, जैसा आप चाहते हैं। आपके मेल का जो सबसे स्ट्रांग प्वाइंट है वह सब्जेक्ट लाइन में आ जाना चाहिए। अगर आपका कोई रेफरेंस है तो भी वह मेल के सब्जेक्ट में आ जाना चाहिए।
टाइम का भी रखें ध्यान
कई बार ऐसा होता है कि हम मेल भेजते समय वक्त का ध्यान नहीं रखते। परिणामस्वरूप कई बार मेल मिस हो जाते हैं। अगर आप चाहते हैं कि जिस शख्स को आप मेल भेज रहे हैं वह आपके मेल को पूरे ध्यान से पढ़े और उस पर प्रतिक्रिया दे तो इस मेल को सुबह के ही समय भेजा जाए।
स्पेलिंग और ग्रामर अच्छें से जांचे
अगर आपके मेल में गलत स्पेलिंग है तो यह आपके प्रभाव को खराब कर सकता है। साथ ही सामने वाले को यह भी लग सकता है कि आपको भाषा की और शब्दों की सही जानकारी नहीं है। अगर आपको अपने ऊपर भरोसा नहीं है तो आप अपने सिस्टम में या फिर मोबाइल में स्पेलिंग चेक फीचर डाल सकते हैं। इससे किसी भी तरह की गलती होने की गुंजाइश नहीं रह जाएगी।
क्रॉस चेक करना न भूलें
कोई भी मेल भेजने से पहले उसे एकबार खुद जरूर पढ़ें। हो सकता है कि आपसे कुछ गलतियां छूट गई हों। ये गलतियां भले ही पहली बार में नजर न आए लेकिन दोबारा पढ़कर उन्हें दूर किया जा सकता है।
बात हो साफ और सीधी
मेल में बात सीधी और टू द प्वाइंट होनी चाहिए। बातों को घुमाकर कहने से आपको फायदा नहीं होगा। बात हमेशा टू द प्वाइंट कहने की आदत डालें ताकि सामने वाला का समय बर्बाद न हो और वह आपको गंभीरता से ले।